Cambiar ERP sin cerrar la tienda da miedo por una razón simple: la caja no perdona. Sábado, 12:03, cola y una madre con prisa. Si algo falla, lo pagas en tiempo real.

Sábado. 12:03. Cola en caja. Una madre con prisa. Y la frase que te impide moverte: “como esto falle, me revienta el día”.

Esa frase es normal. De hecho, es sana. Porque cambiar ERP sin cerrar la tienda no va de “instalar un programa”: va de proteger la caja.

En KERP hacemos el cambio con un método simple: arranque en paralelo + validación + ventana corta + plan B (lo mismo que en tecnología se llama “cutover” bien planificado).

Más sobre cutover planning

Cambiar ERP sin cerrar la tienda: el plan en 7 pasos

1) Decide el motivo real del cambio

Si el motivo es “me han dicho que KERP mola”, no vale.

Motivos que sí valen:

• “No me fío del stock.”
• “Tienda y web van cada una por su lado.”
• “Todo depende de la persona que sabe.”
• “Cada promo es un susto.”

Una frase. Si no la tienes, vas a abandonar a mitad.tad.

2) Haz el mapa de datos (lo que SÍ importa)

Clientes

• Ficha + contacto + histórico útil (si lo necesitas)

Ventas y documentos

• Tickets, facturas, devoluciones/abonos (según necesidad real)

Esto evita el error clásico: “migramos todo” (y acabas migrando basura o datos inútiles).

3) Limpieza mínima (para no importar basura)

El 80% de “migraciones que salen mal” no salen mal por el software. Salen mal por esto:

• Duplicados de productos
• Variantes mal montadas
• EAN vacíos/repetidos
• Precios con IVA mezclados sin criterio

En KERP preferimos migrar menos, pero bien.

4) Piloto para cambiar ERP sin cerrar la tienda

Antes de mover miles de referencias, hacemos un piloto con:

• 30–50 productos (con variantes)
• 2–3 proveedores
• 10 clientes reales
• 5 escenarios: venta, devolución, descuento, entrada de mercancía, pedido web

Si esto cuadra, el resto es “escalar”. Si no cuadra, has evitado una semana de infierno.ería.

5) Checklist de validación (la parte que te salva)

Antes de cambiar, esto tiene que estar verde:

• La caja cobra bien (impuestos, redondeos, descuentos)
• La devolución devuelve stock y deja rastro
• Las variantes están correctas (talla/color) y su EAN también
• El stock baja por ventas y sube por compras (sin magia)
• La impresión (ticket/factura/etiquetas) está lista
• Si hay web: no duplica catálogo y los pedidos entran con estados claros

Esto es lo que hace que el cambio sea “tranquilo”.

6) ía del cambio para cambiar ERP sin cerrar la tienda: ventana corta + plan B

El cambio se hace fuera de pico.

Y siempre hay plan B:

• Qué hacemos si falla impresión
• Qué hacemos si algo no cuadra en stock
• Cómo volvemos temporalmente al sistema anterior si hiciera falta

No porque vaya a pasar, sino porque así duermes.

Esto no es paranoia: es profesionalidad.

7) Primera semana: roles, no manuales

Una tienda no falla por no tener tutorial. Falla por no tener hábitos.

Primera semana:

• Caja: 15–20 min
• Compras/recepción: 20–30 min
• Catálogo/variantes: 30 min
• Online (si aplica): 20–30 min

Soporte real, y revisión rápida de incidencias recurrentes.

La pregunta clave

¿Quieres cambiar de software, o quieres dejar de sufrir el día a día?

Si es la segunda, el cambio no se hace “instalando”. Se hace con un arranque en paralelo y un plan de validación.

👉 Si quieres, en una demo de 15 min te enseñamos cómo quedaría tu caso (qué migramos, qué probamos, y cómo hacemos el día del cambio sin parar la caja).

FAQ

¿Voy a perder datos?

Solo si migras “a lo bruto”. El truco es decidir qué histórico aporta valor y qué solo estorba.

¿Cuánto tarda una migración?

Depende sobre todo de tu ERP actual, si permite exportación a Excel o CSV, tendrás todo en tu nuevo sistema en menos de 24 horas.

¿Qué migrar primero?

Catálogo + variantes + impuestos + stock inicial. Luego clientes. Luego lo demás.

¿Qué es lo más delicado en tiendas de bebé?

Variantes y catálogo (tallas/colores), stock fiable, y que tienda + web no dupliquen productos.

¿Puedo seguir vendiendo mientras migramos?

Absolutamente. Por eso trabajamos con arranque en paralelo + checklist + plan B.