Si tu programa dice que tienes stock, pero en el almacén no está… no es mala suerte. Es stock teórico: un número que parece correcto en pantalla, pero que no refleja lo que pasa en una tienda real.

En retail (y especialmente en tiendas de bebé) el inventario se rompe por lo de siempre: facturas incompletas, entradas tardías, devoluciones, cambios de talla/variante, errores humanos y ventas que no se registran igual en todos los puntos.

En este post te explico por qué ocurre, qué consecuencias tiene y cómo lo evitamos en KERP.

El stock “teórico” falla por una razón simple

Muchos sistemas tratan el stock como una cuenta básica:

• entra mercancía (más)
• sale mercancía (menos)
• y el número “cuadra” en teoría

El problema es que una tienda real no funciona con teoría. Funciona con fricción.

Lo que pasa en una tienda real (y por qué el stock deja de ser fiable)

Estas situaciones son las típicas que hacen que el stock del sistema y el del almacén se separen:

• Factura incompleta o mal registrada: llega el proveedor, pero el documento no coincide con lo recibido.
• Entradas tardías: la mercancía está físicamente, pero “no existe” en el sistema hasta que alguien la mete.
• Devoluciones y cambios: si no quedan registradas con criterio, el stock se distorsiona.
• Errores humanos: un clic mal, una unidad mal, una variante equivocada y el inventario empieza a mentir.
• Ventas con procesos distintos: TPV, reservas, pedidos, recogidas… si no están integrados, el stock sufre.

Resultado: el stock deja de ser una herramienta y se convierte en una opinión.

Consecuencias: dinero perdido (aunque no lo veas)

Cuando el stock no es real, pasan cosas que afectan directamente a caja y margen:

• Vendes lo que no tienes → retrasos, cancelaciones, clientes molestos.
• Compras lo que ya tenías → dinero inmovilizado y almacén inflado.
• No vendes lo que sí tenías → ventas perdidas por falta de visibilidad real.
• Decides a ciegas → reposición, promociones y rotación basadas en datos incorrectos.

Lo más peligroso no es fallar una vez. Lo peligroso es gestionar el negocio con datos falsos.

Cómo lo resolvemos en KERP: stock por hechos, no por “números”

El stock no cambia porque alguien lo escriba “a mano” y se quede tan ancho. Cambia por hechos reales:

1) Entrada de stock desde factura de proveedor

El inventario sube cuando existe una factura de proveedor registrada.
Eso te obliga a tener un origen claro del stock: documento, fecha y líneas de producto.

2) Salida de stock desde venta en TPV

El inventario baja cuando se produce una venta real desde el TPV.
Sin pasos extra. Sin “acuérdate luego”. Sin doble registro.

3) Trazabilidad: cada movimiento tiene origen y motivo

Cada cambio de stock queda registrado (entrada, venta, ajuste, devolución).
La clave no es “ver un número”, es poder responder:

• ¿De dónde viene esta unidad?
• ¿Por qué se movió?
• ¿Qué documento lo respalda?

Cuando puedes explicarlo, puedes confiar en ello.

Si quieres ver este flujo aplicado a tu caso (con tus productos y tu forma de vender), en una demo se entiende en minutos.